CASI PRATICI – Chiusura di un’APS iscritta al RUNTS: quando, in buona fede, si devolve più patrimonio in denaro rispetto a quanto autorizzato dal RUNTS

In chiusura di un’APS, anche 28,29 euro possono fare la differenza. Non tanto per l’importo in sé, ma per quello che rappresentano: il rispetto rigoroso delle regole sulla devoluzione del patrimonio e la capacità dell’ente di dimostrare cosa è successo, come e perché.

Il caso: quei “famosi” 28,29 €

Immaginiamo un’APS senza personalità giuridica iscritta al Registro Unico del Terzo Settore che decide, suo malgrado, di chiudere l’associazione a causa del mancato ricambio del CD (più nessuno vuole diventare presidente ed entrare nel Consiglio Direttivo).

Procede come da Statuto a convocare l’ assemblea straordinaria, a redigere il bilancio finale di liquidazione, a scegliere l’ente del Terzo settore destinatario del patrimonio residuo, alla compilazione sul RUNTS della pratica per la chiusura dell’ente e alla richiesta del parere RUNTS circa la devoluzione del patrimonio (al netto del pagamento di eventuali debiti residui e all'incasso di eventuali crediti - già definiti in sede di assemblea ordinaria), al lordo delle spese di chiusura del conto corrente.

Fino a qui tutto corretto. Poi arriva la pratica operativa: chiusura del conto corrente.

La banca comunica un costo presunto di chiusura (nel nostro caso di 67 euro) e l’ente imposta il bilancio finale di liquidazione tenendo conto di quella spesa. Quando però il conto viene effettivamente chiuso, il costo reale comunicato dalla banca risulta più basso. La differenza (28,29 euro in questo caso) rimane sul conto e viene, in buona fede, girata dal Presidente nonché liquidatore dell’ente associativo ancora all’ente beneficiario stabilito in sede di verbale di assemblea straordinaria, così “da azzerare” il conto corrente dell’associazione pensando di fare la cosa buona e giusta.

Risultato: l’ente beneficiario riceve più di quanto deliberato dall’assemblea e autorizzato in sede di parere RUNTS. Formalmente non è banale: si stà devolvendo un importo diverso rispetto a quello “approvato” dall’Ufficio.

Il problema: bilanci, estratti conto e realtà non coincidono sempre

In questi casi spesso emergono tre livelli “non allineati”:

• il bilancio di liquidazione approvato dall’assemblea;

• il bilancio di chiusura effettivo, aggiornato con tutte le spese e i movimenti reali;

• l’estratto conto/brogliaccio della banca, che non sempre rende subito leggibili i dettagli (commissioni, spese Nexi, addebiti tardivi, ecc.).

Così può succedere che:

• sulla carta risulti un certo patrimonio residuo (es. 1.000,00 euro);

• sul piano operativo, tra costi minori del previsto e piccoli conguagli, alla fondazione arrivi qualcosa in più;

• l’estratto conto non evidenzi in modo chiaro né all’ente né al consulente come si è composto quel “di più”.

Se non ce se ne accorge in tempo, quando il RUNTS o un altro interlocutore chiede chiarimenti, ci si ritrova a dover spiegare a posteriori perché i numeri non tornano.

Il ruolo (spesso sottovalutato) di banche ed enti

Qui entra in gioco un tema delicato:

• le banche raramente conoscono nel dettaglio le regole sullo scioglimento, devoluzione del patrimonio e parere del RUNTS;

• gli stessi enti beneficiari (fondazioni, ETS) spesso non hanno consapevolezza che prendere “qualcosa in più” rispetto all’importo oggetto di parere può porre problemi formali.

Cosa succede allora nella pratica?

• la banca propone importi “standard” o stime di spesa che poi non coincidono con i movimenti reali;

• nessuno in filiale si preoccupa di chiedere: “attenzione, questo conguaglio di X euro è ancora patrimonio dell’ente e potrebbe richiedere un nuovo parere RUNTS”;

• l’ente che riceve la devoluzione incassa volentieri il bonifico, senza porsi troppe domande sulla differenza rispetto al verbale.

Il rischio è che il liquidatore e il consiglio direttivo si assumano inconsapevolmente responsabilità che non dipendono da loro, ma dalla somma di informazioni incomplete e prassi bancarie standardizzate.

Cosa fare se si hai devoluto “troppo”

Se ci si accorge di aver devoluto qualche decina di euro in più, non è la fine del mondo, ma non va nemmeno banalizzato perché l’ente potrebbe essere soggetto a sanzioni amministrative.  Quindi alla luce di tutto ciò Il comportamento prudente potrebbe essere il seguente:

1. Ricostruire i numeri con precisione

   • rivedere il bilancio di liquidazione;

   • elaborare un bilancio di chiusura aggiornato con le voci correttamente allocate (spese bancarie reali, eventuali costi tardivi, eventuali entrate sopravvenute);

   • avere a disposizione estratti conto e contabili bancarie dei bonifici all’ente beneficiario.

2. Chiedere la restituzione dell’eccedenza all’ente beneficiario

   • spiegare che l’importo eccedente (ad es. 28,29 euro) è stato erogato in buona fede, perché i costi di chiusura conto sono risultati più bassi del previsto;

   • chiedere che la somma venga restituita non sul conto dell’associazione (nel frattempo chiuso), ma sul conto del liquidatore o secondo le modalità concordate, solo per rimettere l’ente in grado di riallocarla correttamente. Meglio farsi inviare la quietanza del bonifico della restituzione così da provare l’effettivo rientro del denaro versato in più.

3. Interpellare nuovamente il RUNTS

   • presentare una nota illustrativa che spieghi:

     • le differenze tra bilancio di liquidazione e bilancio di chiusura;

     • la motivazione dell’importo versato in più;

     • che l’eccedenza è stata restituita e si chiede nuovo parere sulla sua destinazione (di nuovo allo stesso ente beneficiario).

   • questo passaggio “mette in sicurezza” il liquidatore: tutto è tracciato e condiviso con l’autorità competente.

Cosa imparare per le prossime chiusure di APS/ETS

Da casi come questo si possono trarre alcune buone pratiche:

• Non fidarsi delle “stime” della banca

  Chiedere chiaramente quali costi verranno addebitati e quando, tenendo un margine, ma sapendo che eventuali residui andranno gestiti con attenzione.

• Attendere la quadratura definitiva prima di dire “abbiamo finito”

  Meglio chiudere il conto, attendere l’ultimo estratto conto con tutti i movimenti e solo a quel punto formalizzare il bilancio di chiusura definitivo.

• Coinvolgere da subito il RUNTS in caso di residui imprevisti

  Anche se si tratta di 20/30 euro, è più semplice chiarire subito la gestione corretta, anziché trovarsi a ricostruire dopo mesi.

• Sensibilizzare banche ed enti beneficiari

  Spiegare che la devoluzione del patrimonio non è un semplice “bonifico di cortesia”, ma un atto regolato da norme precise. Una banca che comprende questo aspetto può collaborare meglio (ad es. fornendo contabili dettagliate, spiegando costi effettivi, ecc.), e un ente destinatario consapevole è più disponibile a gestire correttamente eventuali conguagli.

In sintesi, devolvere 28,29 euro in più non è un dramma, ma è un campanello d’allarme:

• segnala che i numeri di bilancio, estratti conto e deliberazioni assembleari vanno tenuti allineati fino all’ultimo centesimo;

• ricorda che banche ed enti non sempre conoscono le regole del Terzo settore e che la responsabilità finale resta in capo al liquidatore.

Gestire bene questi “dettagli” significa proteggere l’associazione, il suo ultimo consiglio direttivo e il lavoro fatto negli anni, mostrando agli occhi del RUNTS e dei partner quella serietà amministrativa che distingue un ente che chiude in modo ordinato da uno che lascia dietro di sé solo confusione.