Comunicazione dei compensi ai dipendenti pubblici: cosa devono fare APS e ASD entro il 31 gennaio 2026

Entro il 31 gennaio 2026 molti enti non profit devono inviare una PEC all’amministrazione pubblica di appartenenza dei propri collaboratori (docenti, istruttori, lavoratori sportivi, ecc.) per comunicare i compensi erogati nel 2025. Questa scadenza riguarda in particolare APS iscritte al RUNTS e ASD/SSD che collaborano con dipendenti pubblici.

In questo articolo vediamo:

• quando la comunicazione è obbligatoria

• le differenze tra APS/ETS e ASD/SSD

• cosa scrivere nella PEC

Cos’è la comunicazione dei compensi ai dipendenti pubblici

La disciplina è quella degli incarichi extra‑istituzionali dei dipendenti pubblici prevista dall’art. 53 del D.Lgs. 165/2001: quando un dipendente pubblico svolge attività retribuita per un soggetto esterno (associazione, APS, ASD, ecc.), si parla di incarico extra‑istituzionale. In molti casi serve:

• l’autorizzazione preventiva dell’amministrazione

• la comunicazione dei compensi da parte del soggetto che paga

La comunicazione serve a permettere all’amministrazione di controllare compatibilità, limiti economici e cumulo degli incarichi del proprio dipendente.

Quali compensi vanno comunicati e entro quando

• vanno comunicati i compensi erogati nel 2025 a dipendenti pubblici per incarichi extra‑istituzionali (sportivi, musicali, culturali, formativi, amministrativi, ecc.)

• la comunicazione va inviata entro il 31 gennaio 2026 se il rapporto è ancora in corso o era in corso al 31/12/2025

• se il rapporto si è concluso prima del 31/12/2025, la comunicazione andava inviata entro 30 giorni dalla cessazione del rapporto

  Quindi il 31/01/2026 non è l’unica possibile scadenza, ma la data limite per i rapporti che arrivano almeno fino a fine 2025.

APS iscritte al RUNTS: quando e cosa comunicare

Le APS iscritte al RUNTS (quali scuole di musica o bande e coreutiche) spesso lavorano con insegnanti di musica, formatori, educatori, maestri che sono dipendenti pubblici (docenti di scuola, personale comunale, dipendenti di altri enti).

Per queste realtà:

• rientrano nella disciplina dell’art. 53 tutti gli incarichi retribuiti (compensi da lavoro autonomo, co.co.co., prestazioni occasionali, compensi “dilettantistici”), salvo rientrino in una categoria espressamente esente dai regolamenti dell’amministrazione di appartenenza

• non conta solo il tipo fiscale del reddito (prestazione occasionale, co.co.co., lavoro sportivo o assimilato), ma il fatto che si tratti di attività retribuita extra‑istituzionale

In pratica, una APS che nel 2025 ha pagato un dipendente pubblico per:

• lezioni di musica o strumento

• accompagnamento in viaggi all’estero o uscite culturali

• docenze e seminari retribuiti

• servizi amministrativi, consulenze, progettazione

dovrebbe:

1. verificare se per quell’incarico il dipendente pubblico ha ottenuto eventuale autorizzazione

2. comunicare via PEC all’amministrazione di appartenenza del dipendente:

   • dati dell’associazione

   • dati del dipendente

   • tipo di incarico

   • periodo di svolgimento nel 2025

   • importo complessivo dei compensi erogati nel 2025 da quella APS

ASD e SSD: lavoratori sportivi e dipendenti pubblici

Per ASD e SSD il tema più frequente riguarda i lavoratori sportivi che sono anche dipendenti pubblici (allenatori, istruttori, preparatori, arbitri/ufficiali di gara, ma anche figure amministrative inquadrate nel lavoro sportivo).

Qui si intrecciano:

• le regole del lavoro sportivo (soglie 5.000 euro, contratti, contributi, previdenza)

• le regole del pubblico impiego sugli incarichi extra‑istituzionali

In estrema sintesi:

• sotto certi limiti economici complessivi (es. 5.000 euro annui per lavoro sportivo), il dipendente pubblico può avere un regime più “leggero” quanto ad autorizzazioni, ma il compenso resta comunque un incarico retribuito

• per i rapporti in essere o in corso al 31/12/2025, la ASD/SSD è chiamata a comunicare all’amministrazione di appartenenza del dipendente:

  • che tipo di attività sportiva ha svolto

  • in quale periodo nel 2025

  • quali compensi da lavoro sportivo sono stati corrisposti nel 2025

Se il rapporto con il lavoratore sportivo pubblico si è chiuso, ad esempio, il 30 giugno 2025, la comunicazione andava inviata entro 30 giorni dalla cessazione; se invece il rapporto è proseguito fino a fine anno o oltre, la scadenza è 31 gennaio 2026.

Come strutturare la PEC alle amministrazioni

Per APS e ASD/SSD il format base della PEC è simile; cambiano solo il tipo di attività descritta (musicale, culturale, sportiva, ecc.). In generale il testo dovrebbe contenere:

• intestazione con dati dell’ente (APS/ETS o ASD/SSD, CF, sede, rappresentante legale)

• riferimento normativo all’art. 53 D.Lgs. 165/2001 sugli incarichi extra‑istituzionali

• dati del dipendente pubblico: nome, cognome, codice fiscale, amministrazione di appartenenza, qualifica

• descrizione sintetica dell’incarico:

  • per APS: “insegnante di strumento”, “formatore in ambito musicale/culturale”, “accompagnatore in viaggio associativo”, ecc.

  • per ASD/SSD: “lavoratore sportivo – allenatore categoria…”, “istruttore”, “preparatore atletico”, ecc.

• periodo di svolgimento dell’attività nel 2025 (dal … al …; specificando se l’attività è ancora in corso)

• importo complessivo lordo dei compensi erogati nel 2025 da quell’ente a quel dipendente pubblico

• eventuale nota finale che attesti che i compensi sono stati inquadrati secondo la normativa fiscale e previdenziale vigente (lavoro sportivo, lavoro autonomo, prestazione occasionale, ecc.)

APS vs ASD: differenze operative da evidenziare

APS / ETS

• tipicamente gestiscono lezioni, corsi, attività culturali, musicali, educative

• lavorano spesso con docenti, educatori, personale scolastico in attività extra scolastiche

• devono prestare particolare attenzione a:

  • prestazioni occasionali retribuite

  • incarichi di docenza/formazione retribuiti

  • accompagnamenti e attività con i soci che prevedono un compenso

ASD / SSD

• gestiscono lavoro sportivo (allenatori, istruttori, collaboratori sportivi)

• hanno regole proprie su soglie, contribuzione, CU e inquadramento del reddito

• con i dipendenti pubblici devono coordinare:

  • autorizzazione dell’amministrazione per il lavoro sportivo

  • comunicazione dei compensi 2025 nei termini corretti

  • rispetto delle soglie economiche e degli orari rispetto al lavoro nella PA