Cene sociali e cene di ringraziamento ai volontari: quando può pagare l'associazione?
Una ASD può offrire una cena ai propri dirigenti? Una ODV può pagare il ristorante ai volontari che guidano le ambulanze? Un'APS può organizzare una cena gratuita per i soci?
Sono domande frequenti nella gestione delle associazioni, soprattutto in occasione della conclusione dell'anno associativo, delle festività natalizie, di manifestazioni o di eventi particolarmente impegnativi.
La risposta non è un semplice sì o no.
Le associazioni possono sostenere spese per iniziative conviviali, ma occorre verificare che siano coerenti con le finalità associative e che non rappresentino un vantaggio personale ingiustificato per soci, amministratori o volontari.
1. Le cene sociali sono consentite?
In linea generale, sì.
Un'associazione può organizzare una cena sociale per favorire la conoscenza reciproca, la partecipazione dei soci e il rafforzamento dei rapporti associativi.
La convivialità può infatti costituire un elemento importante della vita associativa.
Pensiamo, ad esempio, alla cena di fine anno di una ASD, all'incontro conviviale di un'associazione culturale oppure alla cena organizzata da un'APS per riunire soci e volontari.
Occorre tuttavia distinguere chi sostiene il costo della cena.
CASO A - Cena pagata dai partecipanti
È la situazione generalmente più semplice.
L'associazione organizza l'incontro, prenota il ristorante e comunica ai partecipanti la quota da versare.
La cena viene quindi finanziata direttamente dai partecipanti, senza gravare sulle risorse associative.
Quando l'associazione si limita a coordinare le prenotazioni e ciascuno paga direttamente il ristorante, la gestione amministrativa è particolarmente semplice.
Se invece l'associazione incassa le quote e paga il fornitore, occorre valutare correttamente la natura dell'operazione e il relativo trattamento fiscale .
CASO B - Cena interamente o parzialmente pagata dall'associazione
Questa possibilità richiede maggiore attenzione.
La spesa può essere giustificata quando l'iniziativa costituisce un momento di aggregazione associativa, è ragionevole rispetto alle disponibilità economiche dell'ente ed è coerente con le attività e le finalità previste dallo statuto.
Non deve invece trasformarsi in un beneficio personale ingiustificato a favore di un gruppo ristretto di associati.
2. Il divieto di distribuzione indiretta di utili
Il principale riferimento normativo, per gli Enti del Terzo settore, è l'articolo 8 del D.Lgs. 117/2017.
La disposizione stabilisce che le risorse dell'ente devono essere utilizzate per il perseguimento delle finalità statutarie e vieta la distribuzione, anche indiretta, di utili e avanzi di gestione.
Il divieto riguarda anche eventuali benefici indebiti riconosciuti a soci, amministratori, lavoratori e collaboratori.
Per le ASD e SSD si deve inoltre considerare l'articolo 8 del D.Lgs. 36/2021, che disciplina l'assenza di fine di lucro e il divieto di distribuzione indiretta di utili.
Questo non significa che ogni spesa sostenuta a favore dei soci costituisca automaticamente una distribuzione indiretta.
Occorre verificare la natura dell'iniziativa e la sua effettiva motivazione.
Una cena occasionale, di costo contenuto, organizzata per favorire la partecipazione alla vita associativa presenta caratteristiche molto diverse rispetto a cene costose, frequenti e riservate sempre alle stesse persone.
3. Cena di ringraziamento ai volontari: può pagarla l'associazione?
È probabilmente il caso più interessante.
Molte associazioni desiderano organizzare, una volta all'anno, una cena per ringraziare i volontari dell'impegno prestato.
Pensiamo ai volontari di una ODV che svolgono servizi di trasporto sanitario, ai soccorritori che operano sulle ambulanze, ai volontari della protezione civile oppure alle persone che collaborano gratuitamente all'organizzazione di eventi associativi.
A nostro avviso può essere sostenuta dall'associazione, purché siano rispettate precise condizioni.
La cena deve avere una finalità associativa di aggregazione, valorizzazione della partecipazione e rafforzamento del gruppo.
Non deve essere configurata come un compenso per le ore di volontariato prestate, né come un premio economico proporzionato ai servizi svolti.
È inoltre opportuno che:
l'iniziativa sia occasionale;
il costo sia ragionevole e proporzionato alle disponibilità economiche dell'associazione;
siano individuati criteri oggettivi per la partecipazione;
la spesa sia preventivamente deliberata dal Consiglio Direttivo;
venga conservata adeguata documentazione.
La semplice presenza di una delibera non rende però automaticamente legittima una spesa priva di collegamento con le finalità associative.
Esempio: una ODV che organizza una cena per gli autisti delle ambulanze
Un'organizzazione di volontariato decide di organizzare una cena di fine anno per i volontari che hanno contribuito alle attività di trasporto sanitario.
La cena ha lo scopo di favorire la socializzazione, condividere i risultati delle attività svolte e ringraziare collettivamente le persone coinvolte.
L'iniziativa può essere ragionevolmente ricondotta alla vita associativa, soprattutto se si tratta di un appuntamento occasionale e di costo contenuto.
Diversa sarebbe la situazione in cui l'associazione riconoscesse ai singoli volontari una cena o un buono ristorante in proporzione al numero di servizi effettuati.
In questo secondo caso, il beneficio rischierebbe di assumere la natura di una remunerazione indiretta dell'attività volontaria.
Ricordiamo infatti che l'articolo 17 del Codice del Terzo settore sancisce la gratuità dell'attività del volontario.
4. Una ASD può pagare una cena ai propri dirigenti?
Qui consigliamo una maggiore prudenza.
Il Presidente, il Vicepresidente, il Segretario, il Tesoriere e gli altri consiglieri svolgono funzioni di amministrazione e gestione dell'associazione.
Una cena organizzata esclusivamente per i componenti del Consiglio Direttivo non è necessariamente vietata, ma deve avere una motivazione associativa concreta e documentabile.
Occorre distinguere due situazioni.
Cena collegata a un'attività associativa
Ad esempio, il Consiglio Direttivo si riunisce per un incontro organizzativo, una giornata di programmazione o un'iniziativa associativa che prevede anche un momento conviviale.
Se la spesa è contenuta, motivata e coerente con l'attività svolta, può essere valutata come costo associativo.
Cena offerta ai consiglieri come beneficio personale
Diverso è il caso in cui l'associazione paghi periodicamente cene ai soli amministratori, senza un'effettiva motivazione associativa.
In questa situazione il rischio di contestazione è decisamente maggiore, soprattutto se i costi sono elevati.
Non è sufficiente affermare che la cena serve a ringraziare i consiglieri del lavoro svolto.
Il Consiglio Direttivo, infatti, amministra risorse che devono essere utilizzate per perseguire le finalità dell'associazione, non per attribuire benefici personali ai propri componenti.
5. Se la cena si svolge durante un'attività di volontariato?
Occorre distinguere la cena conviviale dal pasto necessario per lo svolgimento di un'attività.
Pensiamo a un volontario impegnato per un'intera giornata nell'organizzazione di una manifestazione, oppure a volontari impegnati in un servizio prolungato.
In determinate circostanze, la fornitura di un pasto può costituire una spesa organizzativa collegata all'attività svolta.
Per gli ETS, l'articolo 17 del D.Lgs. 117/2017 consente il rimborso delle spese effettivamente sostenute e documentate dai volontari per l'attività prestata, entro i limiti e alle condizioni preventivamente stabiliti dall'ente.
Per i volontari sportivi occorre invece considerare la disciplina specifica dell'articolo 29 del D.Lgs. 36/2021.
Il pasto sostenuto direttamente dall'associazione nell'organizzazione di un evento non deve quindi essere confuso automaticamente con un rimborso spese individuale, né con una cena-premio.
Sono situazioni differenti, che richiedono una corretta documentazione e valutazione.
6. Quando è preferibile che ciascuno paghi la propria quota?
È generalmente preferibile prevedere il pagamento individuale quando:
la cena ha finalità prevalentemente ricreative e private;
partecipano numerosi familiari o accompagnatori senza uno specifico collegamento con l'iniziativa associativa;
l'associazione dispone di risorse limitate o vincolate a determinati progetti;
il costo dell'iniziativa è particolarmente elevato;
il beneficio è destinato soltanto a un ristretto gruppo di persone, senza ragioni associative adeguatamente documentate.
La partecipazione dei familiari non è necessariamente incompatibile con un evento sociale. Tuttavia, il loro eventuale costo a carico dell'associazione deve trovare una giustificazione coerente con le finalità dell'iniziativa.
In assenza di tale giustificazione, è preferibile richiedere il pagamento della quota.
7. Il Consiglio Direttivo deve deliberare la spesa?
Consigliamo di sì, soprattutto quando la cena viene pagata interamente o parzialmente dall'associazione.
Nel verbale del Consiglio Direttivo è opportuno indicare:
la finalità dell'iniziativa;
la data e il luogo previsti;
le categorie di partecipanti;
il numero indicativo delle persone;
il costo preventivato e il limite massimo di spesa;
le motivazioni per cui il costo viene sostenuto dall'associazione;
le modalità di pagamento e documentazione.
È inoltre consigliabile conservare la fattura intestata all'associazione e la documentazione dell'avvenuto pagamento.
Particolare attenzione va prestata quando la cena riguarda esclusivamente i componenti del Consiglio Direttivo, per evitare che la decisione possa rappresentare un beneficio ingiustificato a favore degli stessi amministratori.
8. Come contabilizzare la cena?
La registrazione contabile dipende dalla natura della spesa e dal tipo di ente.
Una cena sociale organizzata come momento di aggregazione può essere classificata tra i costi dell'attività associativa pertinente, purché sussista un collegamento effettivo con le finalità dell'ente.
I pasti direttamente necessari allo svolgimento di una manifestazione possono invece essere imputati ai costi dell'attività cui si riferiscono.
9. Conclusioni
Le associazioni possono organizzare momenti conviviali e, in presenza delle condizioni appropriate, sostenerne i costi.
Non esiste però una regola che consenta indistintamente di utilizzare le risorse associative per offrire cene a soci, volontari e amministratori.
La differenza fondamentale riguarda la finalità della spesa.
Una cena organizzata nell'interesse dell'associazione, come momento occasionale di aggregazione, può essere giustificata. Una cena che costituisce un vantaggio personale ingiustificato o una forma di remunerazione indiretta può invece creare problemi.
Per questo consigliamo di valutare preventivamente ogni iniziativa, verificare lo statuto, deliberare le spese quando opportuno e conservare la documentazione.
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